公文書の公開について
「徳島県公文書等の管理に関する条例」が令和６年４月１日に施行されたことに合わせて、徳島県立文書館が所蔵している徳島県の公文書の簿冊目録を全て公開することになりました。これ迄公開していない14,000冊余りの簿冊目録を公開します。
それらの多くは館内の審査を経ていないため、表題の後ろに【未審査】という表示があります。
これらを公開するためには、館内での審査を経る必要があるため、新しい様式の申請書を提出いただく必要があります。 ご提出いただいてから３０日以内に審査結果を申請者にお送りする仕組みとなっております。
【未審査】の公文書を利用したい場合は、館職員にご相談ください。よろしくお願いいたします。
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様式集
| 文書館資料の収集及び保存に関する様式 | |
|---|---|
| 資料寄贈申請書 | 様式第１号（第３条関係） |
| 資料受領書 | 様式第２号（第３条関係） |
| 資料寄託申請書（新規・更新・変更） | 様式第３号（第４条関係） |
| 資料受託書 | 様式第４号（第４条関係） |
| 審査請求書 | 様式第５号（第９条関係） |
| 試問書 | 様式第６号（第９条関係） |
| 裁決書 | 様式第７号（第９条関係） |
| 閲覧表 | 様式第８号（第１０条関係） |
| 特定歴史公文書等複写申請書 | 様式第９号（第１０条関係） |
| 出版物等掲載許可申請書 | 様式第１０号（第１１条関係） |
| 出版物等掲載許可書 | 様式第１１号（第１１条関係） |
| 特定歴史公文書等貸出許可申請書 | 様式第１２号（第１２条関係） |
| 特定歴史公文書等貸出許可書 | 様式第１３号（第１２条関係） |
| レファレンス記録表 | 様式第１４号（第１５条関係） |
| 特定歴史公文書等の利用等に関する様式 | |
|---|---|
| 特定歴史公文書等利用請求書 | 様式第１号（第１２条関係） |
| 特定歴史公文書等利用決定通知書 | 様式第２号（第１３条関係） |
| 特定歴史公文書等一部利用決定通知書 | 様式第３号（第１３条関係） |
| 特定歴史公文書利用制限決定通知書 | 様式第４号（第１３条関係） |
| 特定歴史公文書利用等期間延長通知書 | 様式第５号（第１４条関係） |
| 特定歴史公文書等利用決定等期間特例延長通知書 | 様式第６号（第１５条関係） |
| 特定歴史公文書等の利用に係る意見照会書 | 様式第７号（第１６条関係） |
| 特定歴史公文書等の利用に係る意見照会書 | 様式第８号（第１６条関係） |
| 特定歴史公文書等の利用に係る意見照会書 | 様式第９号（第１６条関係） |
| 特定歴史公文書等の利用に係る意見書 | 様式第１０号（第１６条関係） |
| 特定歴史公文書等の利用に係る意見書 | 様式第１１号（第１６条関係） |
| 第三者情報に係る特定歴史公文書等利用決定通知書 | 様式第１２号（第１６条関係） |
| 特定歴史公文書等の利用に係る決済通知書 | 様式第１３号（第２２条関係） |
| 移管元実施機関用特定歴史公文書等利用請求書 | 様式第１４号（第２６条関係） |
文書館関連規則・条例（全文）
１．公文書館法２．公文書等の管理に関する法律
３．徳島県公文書等の管理に関する条例
４．徳島県文化の森総合公園文化施設条例
５．特定歴史公文書等の利用等に関する規則
６．徳島県立文書館協議会規則
７．徳島県文書規程
８．徳島県立文書館における資料の収集、保存及び利用に関する要綱
★文書館資料の収集及び保存に関する要綱
徳島県立文書館における資料の収集、保存及び利用に関する要綱
（趣旨）
第１条 この要綱は、徳島県公文書等の管理に関する条例（以下「条例」という。）及び徳島県特定歴史公文書等の利用等に関する規則（以下「規則」という。）に定めるもの のほか、徳島県立文書館（以下「文書館」という。）における資料の収集、保存及び利用に関し必要な事項を定めるものとする。
（収集の方針）
第２条 文書館において収集、保存する資料は、次のとおりとする。
一 条例第２条第４項に規定する特定歴史公文書等
二 行政資料 県及び県の関係機関が作成し、又は取得した調査統計資料、各種報告書、地図、写真及びその他の刊行物等
三 徳島県に関する歴史的な写真、画像、映像及びデジタルデータ等の記録
四 その他文書館が必要とする資料
２ 前項第１号の特定歴史公文書等は、別に定める「徳島県立文書館特定歴史公文書等に関する評価選別方針」に基づき収集する。
３ 第１項第２号及び第３号に掲げる資料は、原則として３部収集するものとする。ただし、作成部数の少ないもの、当該資料が電磁的記録の場合、その他特別の理由のある場合は除く。
（寄贈の方法）
第３条 条例第２条第４項第３号及び規則第４条第１項に規定する寄贈は、次の方法により行うものとする。
一 文書館に資料を寄贈しようとするものは、文書館館長（以下「館長」という。）に資料寄贈申請書(様式第１号)を提出し、その承認を受けなければならない。
二 館長は、前項の申請があったものについて承認したときは、寄贈された資料と引換えに、資料受領書（様式第２号）を交付するものとする。
（寄託の方法）
第４条 条例第２条第４項第３号及び規則第４条第１項に規定する寄託は、次の方法により行うものとする。
一 文書館に資料を寄託しようとする者（以下「寄託者」という。）は、文書館館長（以下「館長」という。）に資料寄託申請書（様式第３号）を提出し、その承認を受けなければならない。
二 館長は、前項の規定により申請があったものについて承認したときは、寄託された資料（以下「寄託資料」という。）と引換えに、資料受託書（様式第４号）を交付するものとする。
三 寄託者に寄託資料を返還するときは、資料受託書と引換えに行うものとする。
四 寄託資料の返還を受けようとする者が、寄託者の代理人であるときは、委任状その他受領権限を証する書類を添えなければならない。
五 寄託者は、寄託資料の所有者に変更があったとき又は、住所、氏名、名称、寄託資料の内容等に変更があったときは、資料受託書に変更内容を証する書面を添え、第１号の手続を行わなければならない。
六 寄託者は、資料受託書を亡失又は毀損したときは、その理由を記載した書類を提出して資料受託書の再交付を申請しなければならない。この場合において、資料受託書を毀損したことによる再交付の申請には、毀損した資料受託書を添付するものとする。
２ 資料の寄託期間は、１０年を上限とする。
３ 寄託者は、寄託期間満了後において引き続き資料を寄託しようとするときは、改めて第１号の手続を行わなければならない。
４ 寄託者は、寄託期間の満了前に寄託資料の返還を求めるときは、返還を求める日の２か月前までに館長に申し出るものとする。
５ 寄託資料の管理及び利用については、文書館が所蔵する他の資料と同様に扱うものとする。
６ 館長は、寄託資料の補修等を要するときは、寄託者と協議して補修するものとする。
７ 文書館は、寄託資料の保管料を徴収しないものとする。
８ 文書館は、災害その他不可抗力による寄託資料の損害に対して、その責めを負わないものとする。
（実施機関からの移管の方法）
第５条 条例第８条に規定する実施機関から文書館への公文書ファイル等の移管については原則として実施機関が行うものとする。ただし、やむを得ない事情がある場合は、双方協議の上で移管方法を決めるものとする。
（事前審査）
第６条 規則第３条第２項第４号に規定する事前審査は、次のとおり行うものとする。
一 事前審査は、文書館内に設置した事前審査会により行う。
二 事前審査会の会長は館長とし、審査員は文書館職員をもってあてる。
三 事前審査会は文書館職員の過半数の出席をもって成立するものとし、審査結果は全会一致により決定するものとする。
四 審査では、条例第１３条第１項第１号に掲げる事由の該当性及び社会情勢や諸般の事情を考慮し、当該文書が次のいずれに該当するかを決定するものとする。
イ 利用制限情報の記載がない場合 公開
ロ 利用制限情報の記載はあるが該当箇所を被覆して公開できる場合 一部公開
ハ 利用制限情報の記載があり該当箇所を被覆すると文書を利用する意味がない場合非公開
（目録の記載事項）
第７条 規則第９条第１項第８号に規定する事項は次のものとする。
一 作成、取得された時期（ただし、時期が不詳の場合は「不詳」とする。）
二 作成者（ただし、公文書は除く。また、作成者が不詳の場合は「不詳」とする。）
三 前条に規定する事前審査の結果（ただし、事前審査が未了の場合は、「要審査」とする。）
四 その他必要な事項
（時の経過）
第８条 条例第１３条第２項に規定する「時の経過」は３０年を目安とし、文書の作成又は取得から３０年以上経過したものは、公開を原則とする。ただし、「時の経過」を考慮してもなお、社会通念上、個人の権利利益を侵害するおそれがある情報については、別に定める基準を参酌し個別に公開の可否を判断するものとする。
（審査請求の方法）
第９条 条例第２３条第１項に規定する審査請求は次の方法によるものとする。
一 審査請求しようとする者は、審査請求書（様式第５号（以下「請求書」という。））を館長に提出しなければならない。
二 館長は、請求書に形式上の不備があると認めるときは、請求者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、館長は請求者に対し、当該補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。
三 館長は、請求が条例第２３条第１項の各号に該当しないか審査を行うものとする。
四 館長は、前号の審査の結果、請求が条例第２３条第１項の各号に該当する場合は、当該各号に定める裁決を行うものとする。
五 館長は、第３号の審査の結果、請求が条例第２３条第１項の各号に該当しない場合は、諮問書（様式第６号）に条例第２３条第２項に掲げる書類を添えて、徳島県情報公開・個人情報保護審査会（以下「情報公開等審査会」という。）に対し、諮問しなければならない。
六 館長は、前号の諮問に対し、情報公開等審査会から答申を受けたときは、答申内容を尊重して審査請求に対する裁決を行わなければならない。
七 館長は、第４号及び前号の裁決を行ったときは、請求者に対し、裁決書（様式第７号）の謄本を送付するものとする。
（簡便な方法による利用）
第１０条 規則第２３条第１項の規定による「簡便な方法による利用」が行えるのは、規則第３条第２項第４号に規定する事前審査の結果、条例第１３条第１項第１号に掲げる事由に該当しないと判断されたものであって、条例第１９条に規定する第三者に関する情報が記録されていないものに限る。
２ 前項の規定による利用の方法は次のとおりとする。
一 特定歴史公文書等を閲覧しようとする者は、閲覧表（様式第８号）に必要事項を記入し、館長に提出しなければならない。
二 同時に閲覧することができる特定歴史公文書等は１０点以内とする。ただし、館長が特別の理由があると認めた次の場合を除く。
イ 閲覧に係る事項が広範囲にわたり、１回に１０点以内の特定歴史公文書等の閲覧によるのでは当該閲覧をしようとする者の利用にとって不便であるとき
ロ １回につき１０点以上の特定歴史公文書等を閲覧に供しても特定歴史公文書等の管理上支障のないとき
三 館長は、特定歴史公文書等のうち特に重要なもの又は利用の回数が多いものについては、原本の保存上複製物の閲覧を指示するものとする。ただし、原本そのものでなければ調査研究等の目的が達せられないときは、原本の閲覧を認めるものとする。
四 特定歴史公文書等の写し（電磁的記録を用紙に出力し、又は電磁的記録媒体に複写したものを含む。）の交付またはカメラ等での撮影を希望する者は、特定歴史公文書等複写申請書（様式第９号）を館長に提出し、その承認を受けなければならない。
五 特定歴史公文書等の複写のうち、電子式複写機又は電磁的記録媒体への複写は文書館職員が行うものとする。
３ 写しの交付に要する費用は、規則第２０条の規定を準用する。
（出版物等への掲載）
第１１条 特定歴史公文書等の全部又は一部を出版物等に掲載しようとする者は、出版物等掲載許可申請書（様式第１０号）を館長に提出し、許可を受けなければならない。
２ 館長は前項の許可を行ったときは、出版物等掲載許可書（様式第１１号）を交付するものとする。
（貸出し）
第１２条 規則第２５条に規定する特定歴史公文書等の貸出しを受けようとする者は、特定歴史公文書等貸出許可申請書（様式第１２号）を館長に提出し、その許可を受けなければならない。
２ 館長は前項の許可を行ったときは、特定歴史公文書等貸出許可書（様式第１３号）を交付するものとする。
３ 特定歴史公文書等の貸出期間は、３０日以内とする。ただし、館長が特に必要があると認めた場合は、この限りではない。
（移管元実施機関による利用）
第１３条 規則第２６条に基づき特定歴史公文書等を移管した実施機関（以下「移管元実施機関」という。）が利用しようとする場合に、機構改革等により移管元実施機関が廃止されているときは、当該実施機関が移管元実施機関の事務を引き継いでいることが確認できる場合に限り、移管元実施機関による利用とみなす。
２ 前項の確認は、当該実施機関が文書館に対し書面等を提示して行うものとする。
３ 移管元実施機関による利用は、第１０条第２項の規定に準じて行うものとする。ただし、費用については負担を要しない。
（保存及び利用の状況の公表）
第１４条 条例第２８条の規定により公表する、特定歴史公文書等の保存及び利用の状況に係る事項は、次のとおりとする。
一 移管、寄贈、寄託を受けた歴史公文書等の状況
二 特定歴史公文書等の保存及び廃棄の状況
三 利用請求及び請求に対する決定の状況
四 簡便な方法による利用の状況
五 特定歴史公文書等の出版物等掲載許可の状況
六 貸出しの状況
七 移管元実施機関による利用の状況
（レファレンスサービス）
第１５条 文書館は、県民からの質問、疑問に対して、問題の解決を効果的に図れるよう情報提供（以下「レファレンスサービス」という。）を行うものとする。
２ レファレンスサービスは、次により行うものとする。
一 レファレンスサービスの対象は次のとおりとする。
イ 文書館の利用及び各種手続に関する案内
ロ 文書館が保存する資料に関する問合せ
ハ 利用者が必要とする資料に関する案内（資料を文書館が保存している場合に限る）
ニ 古文書等の解読、翻訳（簡易なもので、個人での利用を目的としたものに限る。）
ホ その他、文書館の業務の範囲で行える情報提供
二 次の各号に該当する事項は、レファレンスサービスの対象としない。
イ 資料の鑑定
ロ 特定のテーマや論説に対する文書館の解釈や考えを求めるもの
ハ 資料全体などレファレンスの範囲を超える解読や翻訳等
ニ 特定の思想、政治的または宗教的活動等を支持するおそれがあるもの
３ レファレンスサービスを利用しようとするものは、次の事項を口頭又は書面（電子メールの利用等を含む）により、文書館へ知らせること。
一 住所
二 氏名
三 所属名（勤務先、学校名等。ただし所属機関がない場合は省略することができる。）
四 利用者の連絡先（電話番号、電子メールのアドレス等）
４ 文書館職員は、レファレンスサービスを行ったときは、レファレンス記録表（様式第１４号）に記録するものとする。
（補足）
第１６条 この要綱に定めるもののほか、文書館における資料の収集、保存及び利用に関し必要な事項は、館長が別に定める。
附 則
（施行期日）
１ この要綱は、令和６年４月１日から施行する。
（文書館関係例規の廃止）
２ 寄贈及び寄託受入れ要綱（平成２年１１月３日）、徳島県立文書館利用規程（平成２年徳島県教育委員会告示第１３号）、徳島県立文書館利用要領（平成２年１１月３日施行）、複写費用の設定について（平成２年１１月３日施行）、公文書の閲覧システムに関する事務取扱内規（平成１１年２月１日施行）、レファレンス・サービスについて（平成２年６月２７日）は、廃止する。
様式第１号（第３条関係）
様式第２号（第３条関係）
様式第３号（第４条関係）
様式第４号（第４条関係）
様式第５号（第９条関係）(←ＷＯＲＤ形式でダウンロードできます）
様式第６号（第９条関係）
様式第７号（第９条関係）
様式第８号（第１０条関係）(←ＷＯＲＤ形式でダウンロードできます）
様式第９号（第１０条関係）(←ＷＯＲＤ形式でダウンロードできます）
様式第１０号（第１１条関係）(←ＷＯＲＤ形式でダウンロードできます）
様式第１１号（第１１条関係）(←ＷＯＲＤ形式でダウンロードできます）
様式第１２号（第１２条関係）
様式第１３号（第１２条関係）
様式第１４号（第１５条関係）
（趣旨）
第１条 この要綱は、徳島県公文書等の管理に関する条例（以下「条例」という。）及び徳島県特定歴史公文書等の利用等に関する規則（以下「規則」という。）に定めるもの のほか、徳島県立文書館（以下「文書館」という。）における資料の収集、保存及び利用に関し必要な事項を定めるものとする。
（収集の方針）
第２条 文書館において収集、保存する資料は、次のとおりとする。
一 条例第２条第４項に規定する特定歴史公文書等
二 行政資料 県及び県の関係機関が作成し、又は取得した調査統計資料、各種報告書、地図、写真及びその他の刊行物等
三 徳島県に関する歴史的な写真、画像、映像及びデジタルデータ等の記録
四 その他文書館が必要とする資料
２ 前項第１号の特定歴史公文書等は、別に定める「徳島県立文書館特定歴史公文書等に関する評価選別方針」に基づき収集する。
３ 第１項第２号及び第３号に掲げる資料は、原則として３部収集するものとする。ただし、作成部数の少ないもの、当該資料が電磁的記録の場合、その他特別の理由のある場合は除く。
（寄贈の方法）
第３条 条例第２条第４項第３号及び規則第４条第１項に規定する寄贈は、次の方法により行うものとする。
一 文書館に資料を寄贈しようとするものは、文書館館長（以下「館長」という。）に資料寄贈申請書(様式第１号)を提出し、その承認を受けなければならない。
二 館長は、前項の申請があったものについて承認したときは、寄贈された資料と引換えに、資料受領書（様式第２号）を交付するものとする。
（寄託の方法）
第４条 条例第２条第４項第３号及び規則第４条第１項に規定する寄託は、次の方法により行うものとする。
一 文書館に資料を寄託しようとする者（以下「寄託者」という。）は、文書館館長（以下「館長」という。）に資料寄託申請書（様式第３号）を提出し、その承認を受けなければならない。
二 館長は、前項の規定により申請があったものについて承認したときは、寄託された資料（以下「寄託資料」という。）と引換えに、資料受託書（様式第４号）を交付するものとする。
三 寄託者に寄託資料を返還するときは、資料受託書と引換えに行うものとする。
四 寄託資料の返還を受けようとする者が、寄託者の代理人であるときは、委任状その他受領権限を証する書類を添えなければならない。
五 寄託者は、寄託資料の所有者に変更があったとき又は、住所、氏名、名称、寄託資料の内容等に変更があったときは、資料受託書に変更内容を証する書面を添え、第１号の手続を行わなければならない。
六 寄託者は、資料受託書を亡失又は毀損したときは、その理由を記載した書類を提出して資料受託書の再交付を申請しなければならない。この場合において、資料受託書を毀損したことによる再交付の申請には、毀損した資料受託書を添付するものとする。
２ 資料の寄託期間は、１０年を上限とする。
３ 寄託者は、寄託期間満了後において引き続き資料を寄託しようとするときは、改めて第１号の手続を行わなければならない。
４ 寄託者は、寄託期間の満了前に寄託資料の返還を求めるときは、返還を求める日の２か月前までに館長に申し出るものとする。
５ 寄託資料の管理及び利用については、文書館が所蔵する他の資料と同様に扱うものとする。
６ 館長は、寄託資料の補修等を要するときは、寄託者と協議して補修するものとする。
７ 文書館は、寄託資料の保管料を徴収しないものとする。
８ 文書館は、災害その他不可抗力による寄託資料の損害に対して、その責めを負わないものとする。
（実施機関からの移管の方法）
第５条 条例第８条に規定する実施機関から文書館への公文書ファイル等の移管については原則として実施機関が行うものとする。ただし、やむを得ない事情がある場合は、双方協議の上で移管方法を決めるものとする。
（事前審査）
第６条 規則第３条第２項第４号に規定する事前審査は、次のとおり行うものとする。
一 事前審査は、文書館内に設置した事前審査会により行う。
二 事前審査会の会長は館長とし、審査員は文書館職員をもってあてる。
三 事前審査会は文書館職員の過半数の出席をもって成立するものとし、審査結果は全会一致により決定するものとする。
四 審査では、条例第１３条第１項第１号に掲げる事由の該当性及び社会情勢や諸般の事情を考慮し、当該文書が次のいずれに該当するかを決定するものとする。
イ 利用制限情報の記載がない場合 公開
ロ 利用制限情報の記載はあるが該当箇所を被覆して公開できる場合 一部公開
ハ 利用制限情報の記載があり該当箇所を被覆すると文書を利用する意味がない場合非公開
（目録の記載事項）
第７条 規則第９条第１項第８号に規定する事項は次のものとする。
一 作成、取得された時期（ただし、時期が不詳の場合は「不詳」とする。）
二 作成者（ただし、公文書は除く。また、作成者が不詳の場合は「不詳」とする。）
三 前条に規定する事前審査の結果（ただし、事前審査が未了の場合は、「要審査」とする。）
四 その他必要な事項
（時の経過）
第８条 条例第１３条第２項に規定する「時の経過」は３０年を目安とし、文書の作成又は取得から３０年以上経過したものは、公開を原則とする。ただし、「時の経過」を考慮してもなお、社会通念上、個人の権利利益を侵害するおそれがある情報については、別に定める基準を参酌し個別に公開の可否を判断するものとする。
（審査請求の方法）
第９条 条例第２３条第１項に規定する審査請求は次の方法によるものとする。
一 審査請求しようとする者は、審査請求書（様式第５号（以下「請求書」という。））を館長に提出しなければならない。
二 館長は、請求書に形式上の不備があると認めるときは、請求者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、館長は請求者に対し、当該補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。
三 館長は、請求が条例第２３条第１項の各号に該当しないか審査を行うものとする。
四 館長は、前号の審査の結果、請求が条例第２３条第１項の各号に該当する場合は、当該各号に定める裁決を行うものとする。
五 館長は、第３号の審査の結果、請求が条例第２３条第１項の各号に該当しない場合は、諮問書（様式第６号）に条例第２３条第２項に掲げる書類を添えて、徳島県情報公開・個人情報保護審査会（以下「情報公開等審査会」という。）に対し、諮問しなければならない。
六 館長は、前号の諮問に対し、情報公開等審査会から答申を受けたときは、答申内容を尊重して審査請求に対する裁決を行わなければならない。
七 館長は、第４号及び前号の裁決を行ったときは、請求者に対し、裁決書（様式第７号）の謄本を送付するものとする。
（簡便な方法による利用）
第１０条 規則第２３条第１項の規定による「簡便な方法による利用」が行えるのは、規則第３条第２項第４号に規定する事前審査の結果、条例第１３条第１項第１号に掲げる事由に該当しないと判断されたものであって、条例第１９条に規定する第三者に関する情報が記録されていないものに限る。
２ 前項の規定による利用の方法は次のとおりとする。
一 特定歴史公文書等を閲覧しようとする者は、閲覧表（様式第８号）に必要事項を記入し、館長に提出しなければならない。
二 同時に閲覧することができる特定歴史公文書等は１０点以内とする。ただし、館長が特別の理由があると認めた次の場合を除く。
イ 閲覧に係る事項が広範囲にわたり、１回に１０点以内の特定歴史公文書等の閲覧によるのでは当該閲覧をしようとする者の利用にとって不便であるとき
ロ １回につき１０点以上の特定歴史公文書等を閲覧に供しても特定歴史公文書等の管理上支障のないとき
三 館長は、特定歴史公文書等のうち特に重要なもの又は利用の回数が多いものについては、原本の保存上複製物の閲覧を指示するものとする。ただし、原本そのものでなければ調査研究等の目的が達せられないときは、原本の閲覧を認めるものとする。
四 特定歴史公文書等の写し（電磁的記録を用紙に出力し、又は電磁的記録媒体に複写したものを含む。）の交付またはカメラ等での撮影を希望する者は、特定歴史公文書等複写申請書（様式第９号）を館長に提出し、その承認を受けなければならない。
五 特定歴史公文書等の複写のうち、電子式複写機又は電磁的記録媒体への複写は文書館職員が行うものとする。
３ 写しの交付に要する費用は、規則第２０条の規定を準用する。
（出版物等への掲載）
第１１条 特定歴史公文書等の全部又は一部を出版物等に掲載しようとする者は、出版物等掲載許可申請書（様式第１０号）を館長に提出し、許可を受けなければならない。
２ 館長は前項の許可を行ったときは、出版物等掲載許可書（様式第１１号）を交付するものとする。
（貸出し）
第１２条 規則第２５条に規定する特定歴史公文書等の貸出しを受けようとする者は、特定歴史公文書等貸出許可申請書（様式第１２号）を館長に提出し、その許可を受けなければならない。
２ 館長は前項の許可を行ったときは、特定歴史公文書等貸出許可書（様式第１３号）を交付するものとする。
３ 特定歴史公文書等の貸出期間は、３０日以内とする。ただし、館長が特に必要があると認めた場合は、この限りではない。
（移管元実施機関による利用）
第１３条 規則第２６条に基づき特定歴史公文書等を移管した実施機関（以下「移管元実施機関」という。）が利用しようとする場合に、機構改革等により移管元実施機関が廃止されているときは、当該実施機関が移管元実施機関の事務を引き継いでいることが確認できる場合に限り、移管元実施機関による利用とみなす。
２ 前項の確認は、当該実施機関が文書館に対し書面等を提示して行うものとする。
３ 移管元実施機関による利用は、第１０条第２項の規定に準じて行うものとする。ただし、費用については負担を要しない。
（保存及び利用の状況の公表）
第１４条 条例第２８条の規定により公表する、特定歴史公文書等の保存及び利用の状況に係る事項は、次のとおりとする。
一 移管、寄贈、寄託を受けた歴史公文書等の状況
二 特定歴史公文書等の保存及び廃棄の状況
三 利用請求及び請求に対する決定の状況
四 簡便な方法による利用の状況
五 特定歴史公文書等の出版物等掲載許可の状況
六 貸出しの状況
七 移管元実施機関による利用の状況
（レファレンスサービス）
第１５条 文書館は、県民からの質問、疑問に対して、問題の解決を効果的に図れるよう情報提供（以下「レファレンスサービス」という。）を行うものとする。
２ レファレンスサービスは、次により行うものとする。
一 レファレンスサービスの対象は次のとおりとする。
イ 文書館の利用及び各種手続に関する案内
ロ 文書館が保存する資料に関する問合せ
ハ 利用者が必要とする資料に関する案内（資料を文書館が保存している場合に限る）
ニ 古文書等の解読、翻訳（簡易なもので、個人での利用を目的としたものに限る。）
ホ その他、文書館の業務の範囲で行える情報提供
二 次の各号に該当する事項は、レファレンスサービスの対象としない。
イ 資料の鑑定
ロ 特定のテーマや論説に対する文書館の解釈や考えを求めるもの
ハ 資料全体などレファレンスの範囲を超える解読や翻訳等
ニ 特定の思想、政治的または宗教的活動等を支持するおそれがあるもの
３ レファレンスサービスを利用しようとするものは、次の事項を口頭又は書面（電子メールの利用等を含む）により、文書館へ知らせること。
一 住所
二 氏名
三 所属名（勤務先、学校名等。ただし所属機関がない場合は省略することができる。）
四 利用者の連絡先（電話番号、電子メールのアドレス等）
４ 文書館職員は、レファレンスサービスを行ったときは、レファレンス記録表（様式第１４号）に記録するものとする。
（補足）
第１６条 この要綱に定めるもののほか、文書館における資料の収集、保存及び利用に関し必要な事項は、館長が別に定める。
附 則
（施行期日）
１ この要綱は、令和６年４月１日から施行する。
（文書館関係例規の廃止）
２ 寄贈及び寄託受入れ要綱（平成２年１１月３日）、徳島県立文書館利用規程（平成２年徳島県教育委員会告示第１３号）、徳島県立文書館利用要領（平成２年１１月３日施行）、複写費用の設定について（平成２年１１月３日施行）、公文書の閲覧システムに関する事務取扱内規（平成１１年２月１日施行）、レファレンス・サービスについて（平成２年６月２７日）は、廃止する。
様式第１号（第３条関係）
★文書館資料の寄贈及び寄託受入れ要綱
○文書館資料の寄贈及び寄託受入れ要綱
平成２年１１月３日
改正令和３年４月１日
（趣 旨）
第１条 この要綱は、文書館資料の収集及び保存に関する要綱、第２条２号及び４号に掲げる資料の寄贈又は寄託の受入れに関し必要な事項を定めるものとする。
（寄贈手続）
第２条 徳島県立文書館に資料を寄贈しようとするものは、徳島県立文書館長（以下「館長」という。）に資料寄贈申請書(様式１号)を提出し、その承認を受けなければならない。
２ 館長は、前項の規定により申し込みがあったものについて承認したときは、寄贈された資料と引き換えにより、資料受領書を交付するものとする。
（寄託手続）
第３条 徳島県立文書館に資料を寄託しようとする者（以下「寄託者」という。）は、館長に資料寄託申込書（様式第２号）を提出し、その承認を受けなければならない。
２ 館長は、前項の規定により申込があったものについて承認したときは、寄託された資料（以下「寄託資料」という。）との引換えにより資料受託書を交付するものとする。
３ 寄託者に寄託資料を返還するときは、資料受託書と引換えに行うものとする。
４ 寄託資料の返還を受けようとする者が、寄託者の代理人であるときは、委任状その他受領権限を証する書類を添えなければならない。
５ 寄託者は、寄託資料の所有者に変更があったとき又は、住所、氏名、名称、寄託資料の内容等に変更があったときは、資料受託書に変更、内容を証する書面を添え、第１項による手続を行わなければならない。
６ 寄託者は、資料受託書を亡失し、又は毀損したときは、その理由を記載した書類を提出して、資料受託書の再交付を申請しなければならない。この場合において、資料受託書を毀損したことによる再交付の申請には、毀損した資料受託書を添付するものとする。
（寄託の期間）
第４条 資料寄託の期間は、１０年とする。
２ 寄託者は、寄託期間満了後において引き続き資料を寄託しようとするときは、改めて前条の規定による手続を行わなければならない。
３ 寄託者は、寄託期間の満了前に寄託資料の返還を求めるときは、返還を求める日の２か月前までに館長に申し出るものとする。
（管 理）
第５条 寄託資料の管理及び利用については、文書館が所蔵する他の資料と同様に扱うものとする。
２ 館長は、寄託資料の補修等を要するときは、寄託者と協議して補修するものとする。
３ 文書館は、寄託資料の保管料を徴収しないものとする。
４ 文書館は、災害その他不可抗力による寄託資料の損害に対して、その責めを負わないものとする。
附 則
この要綱は、平成２年１１月３日から施行する。
注）様式は、省略する。
附 則
この要綱は、令和３年４月１日から改正し施行する。
★特定歴史公文書等の利用等に関する規則
徳島県特定歴史公文書等の利用等に関する規則
目次
第一章総則（第一条・第二条）
第二章保存等
第一節受入れ（第三条―第五条）
第二節保存（第六条―第九条）
第三章利用
第一節利用の請求等（第十条―第二十二条）
第二節利用の促進（第二十三条―第二十五条）
第三節移管元実施機関の利用（第二十六条）
第四章廃棄（第二十七条）
第五章雑則（第二十八条・第二十九条）
附則
第一章 総則
（趣旨）
第一条 この規則は、徳島県公文書等の管理に関する条例（令和五年徳島県条例第十七号。以下「条例」 という。）の規定に基づき、特定歴史公文書等の利用等に関し必要な事項を定めるものとする。
（定義）
第二条 この規則において使用する用語は、条例で使用する用語の例による。
第二章 保存等
第一節 受入れ
（実施機関からの受入れ）
第三条 知事は、実施機関で保存する歴史公文書等として、保存期間が満了したときに文書館に移管する措置が定められたものについて、保存期間が満了した日から可能な限り 早い時期に受入れの日を設定し、当該歴史公文書等を受け入れるものとする。
２ 知事は、前項の規定により受け入れた特定歴史公文書等について、次に掲げる措置を講じた上で、原則として受入れの日から一年以内に排架を行うものとする。
一 生物被害への対処その他の保存に必要な措置
二 識別を容易にするために必要な番号（以下「資料番号」という。）の付与
三 条例第十二条第四項の規定による目録の作成
四 条例第十三条第一項第一号に掲げる事由の該当性に関する事前審査
（寄贈、寄託等がされた文書の受入れ）
第四条 知事は、条例第二条第四項第三号に規定する法人その他の団体又は個人から特定の文書について寄贈、寄託等をする旨の申出があった場合において、当該文書が歴史公 文書等に該当すると認めるときは、当該文書を受け入れるものとする。
２ 知事は、前項の規定により受け入れた特定歴史公文書等について、寄贈、寄託等をしたものの希望に応じ、利用の制限を行う範囲及びこれが適用される期間を定めた上で、 前条第二項各号に掲げる措置を講じ、原則として受入れの日から一年以内に排架を行うものとする。
（著作権等の調整）
第五条 知事は、前二条の規定により受け入れた特定歴史公文書等に著作物、実演、レコード又は放送若しくは有線放送に係る音若しくは影像が含まれている場合は、必要に応 じて、あらかじめこれらの著作者、著作権者、実演家又は著作隣接権者から著作者人格権、著作権、実演家人格権又は著作隣接権に関する利用等の許諾又は同意を得ること等 により、当該特定歴史公文書等の円滑な利用に備えるものとする。
第二節 保存
（保存方法等）
第六条 知事は、特定歴史公文書等について、条例第二十七条の規定により廃棄されるに至る場合を除き、専用の書庫（以下「書庫」という。）において永久に保存するものと する。
２ 知事は、書庫について、温度、湿度、照度等を適切に管理するとともに、防犯、防災、防虫等のための適切な措置を講ずるものとする。
３ 知事は、特定歴史公文書等のうち電磁的記録については、その種別を勘案し、当該特定歴史公文書等を利用できるようにするために記録媒体の変換その他の必要な措置を講 ずるよう努めるものとする。
（複製物の作成）
第七条 知事は、特定歴史公文書等について、その内容、保存状態、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な記録媒体による複製物を作成するものとする。
（個人情報の漏えいの防止のために必要な措置）
第八条 知事は、特定歴史公文書等に個人情報が記録されている場合には、当該個人情報の漏えいの防止のため、次に掲げる措置を講ずるものとする。
一 書庫の施錠その他の物理的な接触の制限
二 当該特定歴史公文書等に記録されている個人情報に対する不正アクセス行為（不正アクセス行為の禁止等に関する法律（平成十一年法律第百二十八号）第二条第四項に規定する不正アクセス行為をいう。）を防止するために必要な措置
三 文書館の職員に対する教育及び研修の実施
四 前三号に掲げるもののほか、個人情報の漏えいの防止のために必要な措置
（目録の作成及び公表）
第九条 条例第十二条第四項の必要な事項は、次に掲げる事項（条例第十三条第一項第一号イからハまでに掲げる情報又は同項第二号の制限若しくは同項第三号の条件に係る情 報（次条において「利用制限情報」という。）に該当するものを除く。）とする。
一 分類
二 資料番号
三 名称
四 移管又は寄贈、寄託等をしたものの名称又は氏名
五 移管又は寄贈、寄託等を受けた時期
六 保存場所
七 記録媒体の種別
八 前各号に掲げるもののほか、特定歴史公文書等の適切な保存を行い、及び適切な利用に資するために必要な事項
２ 知事は、条例第十二条第四項の目録について、文書館に備えて一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用その他の適切な方法により公表するものとする。
第三章 利用
第一節 利用の請求等
（部分利用）
第十条 条例第十三条第三項の規定による区分は、次の各号に掲げる特定歴史公文書等の種類に応じ、それぞれ当該各号に定める方法により行う。
一 文書（次号に掲げるものを除く。） 当該特定歴史公文書等の写しを作成し、当該写しに記載されている利用制限情報を黒塗りする方法又は利用制限情報が記載されて いる範囲を被覆する方法
二 電磁的記録当該記録の写しを作成し、当該写しに記載されている利用制限情報を削除する方法
（本人であることを示す書類）
第十一条条例第十四条の利用請求をする者は、知事に対し、次に掲げる書類のいずれかを提示し、又は提出しなければならない。
一 利用請求をする者の氏名及び住所又は居所と同一の氏名及び住所又は居所が記載されている運転免許証、健康保険の被保険者証、行政手続における特定の個人を識別す るための番号の利用等に関する法律（平成二十五年法律第二十七号）第二条第七項に規定する個人番号カードその他法律又はこれに基づく命令の規定により交付された書 類であって、当該利用請求をする者が本人であることを確認するに足りるもの
二 前号に掲げる書類をやむを得ない理由により提示し、又は提出することができない場合にあっては、当該利用請求をする者が本人であることを確認するため知事が適当 と認める書類
（利用請求の方法）
第十二条 条例第十五条第一項第三号の規則で定める事項は、次に掲げる事項とする。
一 利用請求の年月日
二 利用請求に係る特定歴史公文書等の資料番号
三 希望する利用の方法
四 連絡先及び法人その他の団体にあっては、当該利用請求の担当者の氏名
２ 条例第十五条第一項の請求書は、特定歴史公文書等利用請求書（様式第一号）によるものとする。
（利用請求に対する決定等）
第十三条 条例第十六条第一項の規則で定める事項は、次に掲げる事項とする。
一 利用させることができる日
二 利用の方法
三 写しの交付の方法により利用させる場合にあっては、当該写しの交付に要する費用四特定歴史公文書等の一部を利用させる旨の決定にあっては、利用制限の内容及びそ の理由
２ 条例第十六条第一項の規定による通知は、次の各号に掲げる決定の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める書面により行うものとする。
一 特定歴史公文書等の全部を利用させる旨の決定特定歴史公文書等利用決定通知書（様式第二号）
二 特定歴史公文書等の一部を利用させる旨の決定特定歴史公文書等一部利用決定通知書（様式第三号）
３ 条例第十六条第二項の規定による通知は、特定歴史公文書等利用制限決定通知書（様式第四号）により行うものとする。
（利用決定等の期限の延長）
第十四条 条例第十七条第二項の規定による通知は、特定歴史公文書等利用決定等期間延長通知書（様式第五号）により行うものとする。
（利用決定等の期限の特例延長）
第十五条 条例第十八条の規定による通知は、特定歴史公文書等利用決定等期間特例延長通知書（様式第六号）により行うものとする。
（第三者に対する意見書提出の機会の付与等）
第十六条 条例第十九条第一項の規則で定める事項は、次に掲げる事項とする。
一 利用請求の年月日
二 利用請求に係る特定歴史公文書等の資料番号
三 利用請求に係る特定歴史公文書等に記録されている当該第三者に関する情報の内容
四 意見書を提出する場合の提出先及び提出期限
２ 条例第十九条第一項の規定による通知は、特定歴史公文書等の利用に係る意見照会書（様式第七号）により行うものとする。
３ 条例第十九条第二項の規則で定める事項は、次に掲げる事項とする。
一 第一項各号に掲げる事項
二 利用請求に係る特定歴史公文書等の利用をさせようとする理由
４ 条例第十九条第二項の規定による通知は、特定歴史公文書等の利用に係る意見照会書（様式第八号）により行うものとする。
５ 条例第十九条第三項の規則で定める事項は、次に掲げる事項とする。
一 第一項第一号、第二号及び第四号に掲げる事項
二 利用請求に係る特定歴史公文書等に付されている条例第八条第四項の規定による意見の内容
三 利用請求に係る特定歴史公文書等について利用決定をする理由
６ 条例第十九条第三項の規定による通知は、特定歴史公文書等の利用に係る意見照会書（様式第九号）により行うものとする。
７ 条例第十九条第一項及び第二項に規定する意見書は特定歴史公文書等の利用に係る意見書（様式第十号）に、同条第三項に規定する意見書は特定歴史公文書等の利用に係る 意見書（様式第十一号）によるものとする。
８ 条例第十九条第四項の規定による通知は、第三者情報に係る特定歴史公文書等利用決定通知書（様式第十二号）により行うものとする。
（電磁的記録の利用の方法等）
第十七条 条例第二十条の規則で定める方法は、次に掲げるいずれかの方法とする。
一 電磁的記録を専用機器により再生し、又は映写したものの閲覧、視聴又は聴取
二 電磁的記録を用紙に出力したものの閲覧又は交付
三 電磁的記録を電磁的記録媒体に複写したものの交付
四 その他知事が適当と認める方法
（閲覧の方法等）
第十八条 特定歴史公文書等（条例第二十条ただし書の写し及び電磁的記録を専用機器により再生し、又は用紙に出力したものを含む。以下この条において同じ。）の閲覧は、 文書館の閲覧室で行うものとする。
２ 特定歴史公文書等の閲覧をするものは、職員の指示の下に自らカメラ等により当該特定歴史公文書等の撮影を行うことができる。
３ 特定歴史公文書等の閲覧をするものは、当該特定歴史公文書等を丁寧に取り扱うこととし、これを改ざんし、汚損し、又は破損してはならない。
４ 知事は、前項の規定に違反したもの又は違反するおそれがあると認められるものに対し、特定歴史公文書等の閲覧を中止させ、又は禁止することがある。
（写しの交付の方法等）
第十九条 特定歴史公文書等の写し（電磁的記録を用紙に出力し、又は電磁的記録媒体に複写したものを含む。以下この条において同じ。）の交付は、利用請求一件につき一部 とする。
２ 写しの交付は、文書館において行うほか、利用請求者の希望に応じ、郵送等により行うことがある。この場合において必要な郵便料その他の費用は、利用請求者が負担しな ければならない。
（費用）
第二十条 条例第二十一条に規定する写しの交付に要する費用の額は、別表のとおりとする。
２ 前項に規定する費用は、当該写しの交付を受ける前に納付しなければならない。
（審査請求に係る諮問）
第二十一条 条例第二十三条第二項の規則で定める書類その他の物件は、次に掲げるものとする。
一 行政不服審査法（平成二十六年法律第六十八号）第九条第三項の規定により読み替えて適用する同法（以下「読替え後の行政不服審査法」という。）第三十条第一項に 規定する反論書
二 読替え後の行政不服審査法第三十条第二項に規定する意見書
三 読替え後の行政不服審査法第三十一条第二項に規定する口頭意見陳述、読替え後の行政不服審査法第三十四条の陳述若しくは鑑定、読替え後の行政不服審査法第三十五条第一項の検証、読替え後の行政不服審査法第三十六条の規定による質問又は読替え後の行政不服審査法第三十七条第一項若しくは第二項に規定する意見の聴取の記録
四 行政不服審査法第三十二条第一項又は第二項の規定により提出された証拠書類若しくは証拠物又は書類その他の物件
五 読替え後の行政不服審査法第三十三条の規定による提出要求に応じて提出された書類その他の物件
六 その他徳島県情報公開・個人情報保護審査会が必要と認める資料
（第三者からの審査請求を棄却する場合等における手続）
第二十二条 条例第二十四条において準用する条例第十九条第四項の規定による通知は、特定歴史公文書等の利用に係る裁決通知書（様式第十三号）により行うものとする。
第二節 利用の促進
（簡便な方法による利用）
第二十三条 知事は、特定歴史公文書等（条例第十三条の規定により利用させることができるものに限る。）について、前節に定める方法のほか、別に定める簡便な方法（次項 に定めるものを除く。）により一般の利用に供することがある。
２ 知事は、特定歴史公文書等のデジタル画像等の情報をインターネットの利用により公開すること等の方法により、積極的に一般の利用に供するものとする。
（展示会の開催等）
第二十四条 知事は、年度ごとに計画を定めた上で、展示会の開催、特定歴史公文書等に関する講座の実施その他の取組を行い、特定歴史公文書等の利用の促進に努めるものと する。
（貸出し）
第二十五条 知事は、他の機関から学術研究、社会教育等の公共的目的を有する行事等において利用するために特定歴史公文書等の貸出しの申込みがあった場合には、別に定め るところにより、当該特定歴史公文書等を貸し出すことがある。
第三節 移管元実施機関の利用
第二十六条 特定歴史公文書等を移管した実施機関が条例第二十六条の規定の適用を受けようとする場合は、第十二条第二項の規定にかかわらず、利用請求者は、身分を証する 書面を提示し、及び移管元実施機関用特定歴史公文書等利用請求書（様式第十四号）を提出しなければならない。
第四章 廃棄
第二十七条 条例第二十七条の規定による廃棄は、劣化が極限まで進展して判読も修復も不可能となり利用できなくなったことその他の事情により歴史的文化的価値を有する資 料でなくなったと認められる特定歴史公文書等について、行うことができる。
第五章 雑則
（保存及び利用の状況の公表）
第二十八条 条例第二十八条の規定による公表は、インターネットの利用その他の適切な方法により行うものとする。
（委任）
第二十九条 この規則に定めるもののほか、特定歴史公文書等の利用に関し必要な事項は、知事が別に定める。
附則
（施行期日）
１ この規則は、令和六年四月一日から施行する。
（経過措置）
２ 条例附則第三項の規定により特定歴史公文書等とみなされる文書については、第九条第四号及び第五号の規定は、適用しない。
（徳島県立文書館管理規則の一部改正）
３ 徳島県立文書館管理規則（令和二年徳島県規則第四十八号）の一部を次のように改正する。
第四条中「及び」を「、徳島県特定歴史公文書等の利用等に関する規則（令和五年徳島県規則第四十号）及び」に改める。
第六条から第十条までを削り、第十一条を第六条とする。
様式第一号から様式第三号までを削る。
別表（第二十条関係）
備考用紙の両面を使用する場合は、片面を用紙一枚として費用の額を算定する。
様式第１号（第１２条関係）(←ＷＯＲＤ形式でダウンロードできます）
様式第２号（第１３条関係）
様式第３号（第１３条関係）
様式第４号（第１３条関係）
様式第５号（第１４条関係）
様式第６号（第１５条関係）
様式第７号（第１６条関係）
様式第８号（第１６条関係）
様式第９号（第１６条関係）
様式第１０号（第１６条関係）
様式第１１号（第１６条関係）
様式第１２号（第１６条関係）
様式第１３号（第２２条関係）
様式第１４号（第２６条関係）(←ＷＯＲＤ形式でダウンロードできます）
目次
第一章総則（第一条・第二条）
第二章保存等
第一節受入れ（第三条―第五条）
第二節保存（第六条―第九条）
第三章利用
第一節利用の請求等（第十条―第二十二条）
第二節利用の促進（第二十三条―第二十五条）
第三節移管元実施機関の利用（第二十六条）
第四章廃棄（第二十七条）
第五章雑則（第二十八条・第二十九条）
附則
第一章 総則
（趣旨）
第一条 この規則は、徳島県公文書等の管理に関する条例（令和五年徳島県条例第十七号。以下「条例」 という。）の規定に基づき、特定歴史公文書等の利用等に関し必要な事項を定めるものとする。
（定義）
第二条 この規則において使用する用語は、条例で使用する用語の例による。
第二章 保存等
第一節 受入れ
（実施機関からの受入れ）
第三条 知事は、実施機関で保存する歴史公文書等として、保存期間が満了したときに文書館に移管する措置が定められたものについて、保存期間が満了した日から可能な限り 早い時期に受入れの日を設定し、当該歴史公文書等を受け入れるものとする。
２ 知事は、前項の規定により受け入れた特定歴史公文書等について、次に掲げる措置を講じた上で、原則として受入れの日から一年以内に排架を行うものとする。
一 生物被害への対処その他の保存に必要な措置
二 識別を容易にするために必要な番号（以下「資料番号」という。）の付与
三 条例第十二条第四項の規定による目録の作成
四 条例第十三条第一項第一号に掲げる事由の該当性に関する事前審査
（寄贈、寄託等がされた文書の受入れ）
第四条 知事は、条例第二条第四項第三号に規定する法人その他の団体又は個人から特定の文書について寄贈、寄託等をする旨の申出があった場合において、当該文書が歴史公 文書等に該当すると認めるときは、当該文書を受け入れるものとする。
２ 知事は、前項の規定により受け入れた特定歴史公文書等について、寄贈、寄託等をしたものの希望に応じ、利用の制限を行う範囲及びこれが適用される期間を定めた上で、 前条第二項各号に掲げる措置を講じ、原則として受入れの日から一年以内に排架を行うものとする。
（著作権等の調整）
第五条 知事は、前二条の規定により受け入れた特定歴史公文書等に著作物、実演、レコード又は放送若しくは有線放送に係る音若しくは影像が含まれている場合は、必要に応 じて、あらかじめこれらの著作者、著作権者、実演家又は著作隣接権者から著作者人格権、著作権、実演家人格権又は著作隣接権に関する利用等の許諾又は同意を得ること等 により、当該特定歴史公文書等の円滑な利用に備えるものとする。
第二節 保存
（保存方法等）
第六条 知事は、特定歴史公文書等について、条例第二十七条の規定により廃棄されるに至る場合を除き、専用の書庫（以下「書庫」という。）において永久に保存するものと する。
２ 知事は、書庫について、温度、湿度、照度等を適切に管理するとともに、防犯、防災、防虫等のための適切な措置を講ずるものとする。
３ 知事は、特定歴史公文書等のうち電磁的記録については、その種別を勘案し、当該特定歴史公文書等を利用できるようにするために記録媒体の変換その他の必要な措置を講 ずるよう努めるものとする。
（複製物の作成）
第七条 知事は、特定歴史公文書等について、その内容、保存状態、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な記録媒体による複製物を作成するものとする。
（個人情報の漏えいの防止のために必要な措置）
第八条 知事は、特定歴史公文書等に個人情報が記録されている場合には、当該個人情報の漏えいの防止のため、次に掲げる措置を講ずるものとする。
一 書庫の施錠その他の物理的な接触の制限
二 当該特定歴史公文書等に記録されている個人情報に対する不正アクセス行為（不正アクセス行為の禁止等に関する法律（平成十一年法律第百二十八号）第二条第四項に規定する不正アクセス行為をいう。）を防止するために必要な措置
三 文書館の職員に対する教育及び研修の実施
四 前三号に掲げるもののほか、個人情報の漏えいの防止のために必要な措置
（目録の作成及び公表）
第九条 条例第十二条第四項の必要な事項は、次に掲げる事項（条例第十三条第一項第一号イからハまでに掲げる情報又は同項第二号の制限若しくは同項第三号の条件に係る情 報（次条において「利用制限情報」という。）に該当するものを除く。）とする。
一 分類
二 資料番号
三 名称
四 移管又は寄贈、寄託等をしたものの名称又は氏名
五 移管又は寄贈、寄託等を受けた時期
六 保存場所
七 記録媒体の種別
八 前各号に掲げるもののほか、特定歴史公文書等の適切な保存を行い、及び適切な利用に資するために必要な事項
２ 知事は、条例第十二条第四項の目録について、文書館に備えて一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用その他の適切な方法により公表するものとする。
第三章 利用
第一節 利用の請求等
（部分利用）
第十条 条例第十三条第三項の規定による区分は、次の各号に掲げる特定歴史公文書等の種類に応じ、それぞれ当該各号に定める方法により行う。
一 文書（次号に掲げるものを除く。） 当該特定歴史公文書等の写しを作成し、当該写しに記載されている利用制限情報を黒塗りする方法又は利用制限情報が記載されて いる範囲を被覆する方法
二 電磁的記録当該記録の写しを作成し、当該写しに記載されている利用制限情報を削除する方法
（本人であることを示す書類）
第十一条条例第十四条の利用請求をする者は、知事に対し、次に掲げる書類のいずれかを提示し、又は提出しなければならない。
一 利用請求をする者の氏名及び住所又は居所と同一の氏名及び住所又は居所が記載されている運転免許証、健康保険の被保険者証、行政手続における特定の個人を識別す るための番号の利用等に関する法律（平成二十五年法律第二十七号）第二条第七項に規定する個人番号カードその他法律又はこれに基づく命令の規定により交付された書 類であって、当該利用請求をする者が本人であることを確認するに足りるもの
二 前号に掲げる書類をやむを得ない理由により提示し、又は提出することができない場合にあっては、当該利用請求をする者が本人であることを確認するため知事が適当 と認める書類
（利用請求の方法）
第十二条 条例第十五条第一項第三号の規則で定める事項は、次に掲げる事項とする。
一 利用請求の年月日
二 利用請求に係る特定歴史公文書等の資料番号
三 希望する利用の方法
四 連絡先及び法人その他の団体にあっては、当該利用請求の担当者の氏名
２ 条例第十五条第一項の請求書は、特定歴史公文書等利用請求書（様式第一号）によるものとする。
（利用請求に対する決定等）
第十三条 条例第十六条第一項の規則で定める事項は、次に掲げる事項とする。
一 利用させることができる日
二 利用の方法
三 写しの交付の方法により利用させる場合にあっては、当該写しの交付に要する費用四特定歴史公文書等の一部を利用させる旨の決定にあっては、利用制限の内容及びそ の理由
２ 条例第十六条第一項の規定による通知は、次の各号に掲げる決定の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める書面により行うものとする。
一 特定歴史公文書等の全部を利用させる旨の決定特定歴史公文書等利用決定通知書（様式第二号）
二 特定歴史公文書等の一部を利用させる旨の決定特定歴史公文書等一部利用決定通知書（様式第三号）
３ 条例第十六条第二項の規定による通知は、特定歴史公文書等利用制限決定通知書（様式第四号）により行うものとする。
（利用決定等の期限の延長）
第十四条 条例第十七条第二項の規定による通知は、特定歴史公文書等利用決定等期間延長通知書（様式第五号）により行うものとする。
（利用決定等の期限の特例延長）
第十五条 条例第十八条の規定による通知は、特定歴史公文書等利用決定等期間特例延長通知書（様式第六号）により行うものとする。
（第三者に対する意見書提出の機会の付与等）
第十六条 条例第十九条第一項の規則で定める事項は、次に掲げる事項とする。
一 利用請求の年月日
二 利用請求に係る特定歴史公文書等の資料番号
三 利用請求に係る特定歴史公文書等に記録されている当該第三者に関する情報の内容
四 意見書を提出する場合の提出先及び提出期限
２ 条例第十九条第一項の規定による通知は、特定歴史公文書等の利用に係る意見照会書（様式第七号）により行うものとする。
３ 条例第十九条第二項の規則で定める事項は、次に掲げる事項とする。
一 第一項各号に掲げる事項
二 利用請求に係る特定歴史公文書等の利用をさせようとする理由
４ 条例第十九条第二項の規定による通知は、特定歴史公文書等の利用に係る意見照会書（様式第八号）により行うものとする。
５ 条例第十九条第三項の規則で定める事項は、次に掲げる事項とする。
一 第一項第一号、第二号及び第四号に掲げる事項
二 利用請求に係る特定歴史公文書等に付されている条例第八条第四項の規定による意見の内容
三 利用請求に係る特定歴史公文書等について利用決定をする理由
６ 条例第十九条第三項の規定による通知は、特定歴史公文書等の利用に係る意見照会書（様式第九号）により行うものとする。
７ 条例第十九条第一項及び第二項に規定する意見書は特定歴史公文書等の利用に係る意見書（様式第十号）に、同条第三項に規定する意見書は特定歴史公文書等の利用に係る 意見書（様式第十一号）によるものとする。
８ 条例第十九条第四項の規定による通知は、第三者情報に係る特定歴史公文書等利用決定通知書（様式第十二号）により行うものとする。
（電磁的記録の利用の方法等）
第十七条 条例第二十条の規則で定める方法は、次に掲げるいずれかの方法とする。
一 電磁的記録を専用機器により再生し、又は映写したものの閲覧、視聴又は聴取
二 電磁的記録を用紙に出力したものの閲覧又は交付
三 電磁的記録を電磁的記録媒体に複写したものの交付
四 その他知事が適当と認める方法
（閲覧の方法等）
第十八条 特定歴史公文書等（条例第二十条ただし書の写し及び電磁的記録を専用機器により再生し、又は用紙に出力したものを含む。以下この条において同じ。）の閲覧は、 文書館の閲覧室で行うものとする。
２ 特定歴史公文書等の閲覧をするものは、職員の指示の下に自らカメラ等により当該特定歴史公文書等の撮影を行うことができる。
３ 特定歴史公文書等の閲覧をするものは、当該特定歴史公文書等を丁寧に取り扱うこととし、これを改ざんし、汚損し、又は破損してはならない。
４ 知事は、前項の規定に違反したもの又は違反するおそれがあると認められるものに対し、特定歴史公文書等の閲覧を中止させ、又は禁止することがある。
（写しの交付の方法等）
第十九条 特定歴史公文書等の写し（電磁的記録を用紙に出力し、又は電磁的記録媒体に複写したものを含む。以下この条において同じ。）の交付は、利用請求一件につき一部 とする。
２ 写しの交付は、文書館において行うほか、利用請求者の希望に応じ、郵送等により行うことがある。この場合において必要な郵便料その他の費用は、利用請求者が負担しな ければならない。
（費用）
第二十条 条例第二十一条に規定する写しの交付に要する費用の額は、別表のとおりとする。
２ 前項に規定する費用は、当該写しの交付を受ける前に納付しなければならない。
（審査請求に係る諮問）
第二十一条 条例第二十三条第二項の規則で定める書類その他の物件は、次に掲げるものとする。
一 行政不服審査法（平成二十六年法律第六十八号）第九条第三項の規定により読み替えて適用する同法（以下「読替え後の行政不服審査法」という。）第三十条第一項に 規定する反論書
二 読替え後の行政不服審査法第三十条第二項に規定する意見書
三 読替え後の行政不服審査法第三十一条第二項に規定する口頭意見陳述、読替え後の行政不服審査法第三十四条の陳述若しくは鑑定、読替え後の行政不服審査法第三十五条第一項の検証、読替え後の行政不服審査法第三十六条の規定による質問又は読替え後の行政不服審査法第三十七条第一項若しくは第二項に規定する意見の聴取の記録
四 行政不服審査法第三十二条第一項又は第二項の規定により提出された証拠書類若しくは証拠物又は書類その他の物件
五 読替え後の行政不服審査法第三十三条の規定による提出要求に応じて提出された書類その他の物件
六 その他徳島県情報公開・個人情報保護審査会が必要と認める資料
（第三者からの審査請求を棄却する場合等における手続）
第二十二条 条例第二十四条において準用する条例第十九条第四項の規定による通知は、特定歴史公文書等の利用に係る裁決通知書（様式第十三号）により行うものとする。
第二節 利用の促進
（簡便な方法による利用）
第二十三条 知事は、特定歴史公文書等（条例第十三条の規定により利用させることができるものに限る。）について、前節に定める方法のほか、別に定める簡便な方法（次項 に定めるものを除く。）により一般の利用に供することがある。
２ 知事は、特定歴史公文書等のデジタル画像等の情報をインターネットの利用により公開すること等の方法により、積極的に一般の利用に供するものとする。
（展示会の開催等）
第二十四条 知事は、年度ごとに計画を定めた上で、展示会の開催、特定歴史公文書等に関する講座の実施その他の取組を行い、特定歴史公文書等の利用の促進に努めるものと する。
（貸出し）
第二十五条 知事は、他の機関から学術研究、社会教育等の公共的目的を有する行事等において利用するために特定歴史公文書等の貸出しの申込みがあった場合には、別に定め るところにより、当該特定歴史公文書等を貸し出すことがある。
第三節 移管元実施機関の利用
第二十六条 特定歴史公文書等を移管した実施機関が条例第二十六条の規定の適用を受けようとする場合は、第十二条第二項の規定にかかわらず、利用請求者は、身分を証する 書面を提示し、及び移管元実施機関用特定歴史公文書等利用請求書（様式第十四号）を提出しなければならない。
第四章 廃棄
第二十七条 条例第二十七条の規定による廃棄は、劣化が極限まで進展して判読も修復も不可能となり利用できなくなったことその他の事情により歴史的文化的価値を有する資 料でなくなったと認められる特定歴史公文書等について、行うことができる。
第五章 雑則
（保存及び利用の状況の公表）
第二十八条 条例第二十八条の規定による公表は、インターネットの利用その他の適切な方法により行うものとする。
（委任）
第二十九条 この規則に定めるもののほか、特定歴史公文書等の利用に関し必要な事項は、知事が別に定める。
附則
（施行期日）
１ この規則は、令和六年四月一日から施行する。
（経過措置）
２ 条例附則第三項の規定により特定歴史公文書等とみなされる文書については、第九条第四号及び第五号の規定は、適用しない。
（徳島県立文書館管理規則の一部改正）
３ 徳島県立文書館管理規則（令和二年徳島県規則第四十八号）の一部を次のように改正する。
第四条中「及び」を「、徳島県特定歴史公文書等の利用等に関する規則（令和五年徳島県規則第四十号）及び」に改める。
第六条から第十条までを削り、第十一条を第六条とする。
様式第一号から様式第三号までを削る。
別表（第二十条関係）
| 区 分 | 費用の額 |
用紙に複写し、又は出力したものの交付（日本産業規格Ａ列三番以下の大きさの用紙を用いて行うものに限る。） |
白黒用紙一枚につき一〇円
カラー用紙一枚につき五〇円 |
ＣＤ―Ｒ（日本産業規格Ｘ〇六〇六及びＸ六二八一に適合する直径百二十ミリメートルの光ディスクの再生装置で再生することが可能な光ディスクをいう。以下同じ。）に複写したものの交付 |
ＣＤ―Ｒ一枚につき五〇円 |
ＤＶＤ―Ｒ（日本産業規格Ｘ六二四一に適合する直径百二十ミリメートルの光ディスクの再生装置で再生することが可能な光ディスクをいう。以下同じ。）に複写したものの交付 |
ＤＶＤ―Ｒ一枚につき一〇〇円 |
業務委託等により写しを作成した場合その他の写しの交付に特別の費用を要する場合 |
当該費用の実費に相当する額 |
郵送等により交付を行う場合 |
郵便料その他の費用の実費に相当する額 |
様式第１号（第１２条関係）(←ＷＯＲＤ形式でダウンロードできます）
★特定歴史公文書等の利用に関する要綱
徳島県特定歴史公文書等の利用に関する要綱（案）
（趣旨）
第１条 特定歴史公文書等の利用については、徳島県公文書等の管理に関する条例及び徳島県特定歴史公文書等の利用等に関する規則（以下「規則」という。）に定めるもののほか、この要綱に定めるところとする。
（非公開文書の審査）
第２条 規則第３条第２項第４号の規定により、特定歴史公文書等の利用制限の該当性に関する事前審査をする場合は、文書館内に審査会を設けてその内容を審査するものとする。
（１） 審査会は、徳島県立文書館長が開催し、正規館員をもって構成し、その過半数以上をもって決定する。
（２） 審査の結果、利用制限情報があれば、当該部分を被覆し（以下「袋がけ」という。）公開するものとする。
（３） 審査後の処置として「袋がけ」をした件名の番号、件数、理由等を記録して、非公開文書簿として整理保存する。
（目録の作成）
第３条 規則第９条第１項第８号に規定する特定歴史公文書等の適切な利用に資するために必要な事項は、次のものとする。
（１） 簿冊に綴じ込まれている特定歴史公文書等のそれぞれの件名
（簡便な方法による閲覧）
第４条 規則第２３条第１項の規定に基づき、特定歴史公文書等を閲覧しようとする者は、閲覧票（様式第１号）に必要事項を記入し、知事に提出しなければならない。
２ 同時に閲覧することができる特定歴史公文書等は、知事が特別の理由があると認めた場合を除き、１０点以内とする。
３ 知事は、特定歴史公文書等のうち特に重要なもの又は利用の回数が多いものについては、原本の保存上複製物の閲覧を指示するものとする。ただし、原本そのものでなければ調査研究等の目的が達せられないときは、原本の閲覧を認めるものとする。
４ 第２項に規定する知事が特別の理由があると認めた場合は、次の各号に掲げるとおりとする。
（１） 閲覧に係る事項が広範囲にわたり、１回に１０点以内の特定歴史公文書等の閲覧によるのでは当該閲覧をしようとする者の利用にとって不便であるとき
（２） １回につき１０点以上の特定歴史公文書等を閲覧に供しても特定歴史公文書等の管理上支障のないとき
（簡便な方法による写しの交付）
第５条 規則第２３条第１項の規定に基づき、特定歴史公文書等の写し（電磁的記録用紙に出力し、又は電磁的記録媒体に複写したものを含む。）を希望する者は、特定歴史公文書等複写申請書（様式第２号）を知事に提出し、その承認を受けなければならない。
２ 特定歴史公文書等の複写は、電子式複写機等により職員が行うものとする。
（出版物等への掲載）
第６条 特定歴史公文書等の全部又は一部を出版物等に掲載しようとする者は、出版物等掲載許可申請書（様式第３号）を知事に提出し、その許可を受けなければならない。
（貸出し）
第７条 特定歴史公文書等の貸出しは、行わないものとする。ただし、知事が公益上必要があり、かつ、特定歴史公文書等の管理が厳重に行われると認めたときは、この限りでない。
２ 前項ただし書に規定する知事が公益上必要があると認めるときは、次の各号に掲げるとおりとする。
（１） 国、地方公共団体その他の公共団体による調査研究、展示会における展示等公益上、特に必要とするとき
（２） 国又は県の行政執行上、特に必要とするとき
３ 規則第２５条の規定に基づき、特定歴史公文書等の貸出しを受けようとする者は、特定歴史公文書等貸出許可申請書（様式第４号）を知事に提出し、その許可を受けなければならない。
４ 特定歴史公文書等の貸出期間は、３０日以内とする。ただし、知事が特に必要があると認めたときは、この限りではない。
（補則）
第８条 この要綱に定めるもののほか、特定歴史公文書等の利用について必要な事項は知事が別に定めるものとする。
附 則
この要綱は、令和６年 月 日から施行する。
（趣旨）
第１条 特定歴史公文書等の利用については、徳島県公文書等の管理に関する条例及び徳島県特定歴史公文書等の利用等に関する規則（以下「規則」という。）に定めるもののほか、この要綱に定めるところとする。
（非公開文書の審査）
第２条 規則第３条第２項第４号の規定により、特定歴史公文書等の利用制限の該当性に関する事前審査をする場合は、文書館内に審査会を設けてその内容を審査するものとする。
（１） 審査会は、徳島県立文書館長が開催し、正規館員をもって構成し、その過半数以上をもって決定する。
（２） 審査の結果、利用制限情報があれば、当該部分を被覆し（以下「袋がけ」という。）公開するものとする。
（３） 審査後の処置として「袋がけ」をした件名の番号、件数、理由等を記録して、非公開文書簿として整理保存する。
（目録の作成）
第３条 規則第９条第１項第８号に規定する特定歴史公文書等の適切な利用に資するために必要な事項は、次のものとする。
（１） 簿冊に綴じ込まれている特定歴史公文書等のそれぞれの件名
（簡便な方法による閲覧）
第４条 規則第２３条第１項の規定に基づき、特定歴史公文書等を閲覧しようとする者は、閲覧票（様式第１号）に必要事項を記入し、知事に提出しなければならない。
２ 同時に閲覧することができる特定歴史公文書等は、知事が特別の理由があると認めた場合を除き、１０点以内とする。
３ 知事は、特定歴史公文書等のうち特に重要なもの又は利用の回数が多いものについては、原本の保存上複製物の閲覧を指示するものとする。ただし、原本そのものでなければ調査研究等の目的が達せられないときは、原本の閲覧を認めるものとする。
４ 第２項に規定する知事が特別の理由があると認めた場合は、次の各号に掲げるとおりとする。
（１） 閲覧に係る事項が広範囲にわたり、１回に１０点以内の特定歴史公文書等の閲覧によるのでは当該閲覧をしようとする者の利用にとって不便であるとき
（２） １回につき１０点以上の特定歴史公文書等を閲覧に供しても特定歴史公文書等の管理上支障のないとき
（簡便な方法による写しの交付）
第５条 規則第２３条第１項の規定に基づき、特定歴史公文書等の写し（電磁的記録用紙に出力し、又は電磁的記録媒体に複写したものを含む。）を希望する者は、特定歴史公文書等複写申請書（様式第２号）を知事に提出し、その承認を受けなければならない。
２ 特定歴史公文書等の複写は、電子式複写機等により職員が行うものとする。
（出版物等への掲載）
第６条 特定歴史公文書等の全部又は一部を出版物等に掲載しようとする者は、出版物等掲載許可申請書（様式第３号）を知事に提出し、その許可を受けなければならない。
（貸出し）
第７条 特定歴史公文書等の貸出しは、行わないものとする。ただし、知事が公益上必要があり、かつ、特定歴史公文書等の管理が厳重に行われると認めたときは、この限りでない。
２ 前項ただし書に規定する知事が公益上必要があると認めるときは、次の各号に掲げるとおりとする。
（１） 国、地方公共団体その他の公共団体による調査研究、展示会における展示等公益上、特に必要とするとき
（２） 国又は県の行政執行上、特に必要とするとき
３ 規則第２５条の規定に基づき、特定歴史公文書等の貸出しを受けようとする者は、特定歴史公文書等貸出許可申請書（様式第４号）を知事に提出し、その許可を受けなければならない。
４ 特定歴史公文書等の貸出期間は、３０日以内とする。ただし、知事が特に必要があると認めたときは、この限りではない。
（補則）
第８条 この要綱に定めるもののほか、特定歴史公文書等の利用について必要な事項は知事が別に定めるものとする。
附 則
この要綱は、令和６年 月 日から施行する。
★徳島県立文書館協議会規則
徳島県立文書館協議会規則
平成二年三月三十一日
徳島県教育委員会規則第六号
（ 趣旨）
第一条この規則は、徳島県文化の森総合公園文化施設条例(平成二年徳島県条例第十一号)第七条第七項の規定に基づき、徳島県立文書館協議 会(以下「協議会」という。)の組織及び運営に関し必要な事項を定めるものとする。
（ 会長及び副会長）
第二条協議会に、会長及び副会長一人を置く。
２ 会長及び副会長は、委員の互選によって定める。
３ 会長は、協議会を代表し、会務を総理する。
４ 副会長は、会長を補佐し、会長に事故があるとき、又は会長が欠けたときは、その職務を代理する。
（ 会議） 第三条協議会の会議は、会長が招集する。
２ 協議会の会議は、委員の半数以上の出席がなければ、開くことができない。
３ 協議会の議事は、出席した委員の過半数で決し、可否同数のときは、会長の決するところによる。
（ 雑則）
第四条この規則に定めるもののほか、協議会の運営に関し必要な事項は、会長が協議会に諮って定める。
附則
この規則は、平成二年四月一日から施行する。
附則(平成二四年教委規則第六号)
この規則は、平成二十四年四月一日から施行する。
平成二年三月三十一日
徳島県教育委員会規則第六号
（ 趣旨）
第一条この規則は、徳島県文化の森総合公園文化施設条例(平成二年徳島県条例第十一号)第七条第七項の規定に基づき、徳島県立文書館協議 会(以下「協議会」という。)の組織及び運営に関し必要な事項を定めるものとする。
（ 会長及び副会長）
第二条協議会に、会長及び副会長一人を置く。
２ 会長及び副会長は、委員の互選によって定める。
３ 会長は、協議会を代表し、会務を総理する。
４ 副会長は、会長を補佐し、会長に事故があるとき、又は会長が欠けたときは、その職務を代理する。
（ 会議） 第三条協議会の会議は、会長が招集する。
２ 協議会の会議は、委員の半数以上の出席がなければ、開くことができない。
３ 協議会の議事は、出席した委員の過半数で決し、可否同数のときは、会長の決するところによる。
（ 雑則）
第四条この規則に定めるもののほか、協議会の運営に関し必要な事項は、会長が協議会に諮って定める。
附則
この規則は、平成二年四月一日から施行する。
附則(平成二四年教委規則第六号)
この規則は、平成二十四年四月一日から施行する。
